Правила работы Координатора волонтерской группы Добровольческого движения «Даниловцы»

Правила работы Координатора волонтерской группы Добровольческого Движения «Даниловцы»

Добровольческое Движение «Даниловцы» (далее — «Движение») — общественная благотворительная организация, реализующая программы долговременной регулярной волонтерской помощи людям, оказавшимся в трудной жизненной ситуации. «Даниловцы» носят имя святого князя Даниила Московского. Преимущественно Движение работает в социальных и медицинских учреждениях. Главное содержание программ Движения — это повышение качества жизни людей, дополняющее работу персонала учреждений. Это, к примеру, организация досуга, творчества, игр, прогулок, общения и т.д. Движение не реализует программы профессиональной помощи людям, будь то психологические, реабилитационные, медицинские, образовательные и иные программы.

Координатор волонтерской группы Движения — это:

• руководитель волонтерской группы Движения;
• сотрудник Движения;
• представитель Движения в учреждении, посещаемом соответствующей волонтерской группой Движения.

Принятые сокращения:

Координатор — координатор волонтерской группы Движения, член Совета Движения.

Группа — волонтерская группа Движения под руководством Координатора;

Учреждение — социальное или медицинское учреждение, имеющее договор с Движением ради организации помощи подопечным. Координатор работает в учреждении вместе со своей Группой;

Супервизор — супервизор Координаторов Групп Движения, сотрудник Движения, имеющий достаточный опыт и знания для супервизии Координаторов. Супервизоры – члены управляющей команды и Совета Движения;

Куратор — куратор волонтерской деятельности Движения, сотрудник Движения, отвечающий за работу всех Групп, за взаимоотношения с Учреждениями, за административные вопросы работы Групп. Куратор — член управляющей команды и Совета Движения.

Психолог Движения — сотрудник Движения, оказывающий профессиональную помощь и поддержку Координаторам и волонтерам Групп. Член Совета Движения.

HR — сотрудник Движения, проводящий собеседование с кандидатами в волонтеры.

Подопечные — дети и взрослые, помощь которым непосредственно оказывают Группы Движения через общение, организацию занятий и праздников, уход и другие действия, осуществляемые с их согласия или с согласия людей, которые несут ответственность за их жизнь и благополучие.

Работа Координатора заключается в организации работы Группы для регулярной и долгосрочной благотворительной помощи подопечным. Традиционно для Движения Группы работают по четкому, заранее оговоренному расписанию 1 или 2 дня в неделю. Например, по понедельникам и средам, или по субботам. График работы определяется договором с Учреждением.

Для Движения важно не обмануть ожидания подопечных. Наши подопечные – дети в больницах, дети в детских домах-интернатах для умственно отсталых детей, проживающие психоневрологических интернатов и в иных учреждениях — все они привыкают к расписанию прихода волонтеров и ждут их — ждут игр, прогулок, общения, творческих занятий. Главный результат работы Группы — ответственное присутствие в Учреждении по расписанию и помощь подопечным.

Работа Координатора состоит из нескольких направлений:

• организация рабочего процесса в Учреждении, для чего волонтеры должны понимать, что они делают и зачем и ответственно заниматься своим делом.
• работа с Группой, как со своей командой: сопровождение новичков, распределение ролей между волонтерами, позитивные и творческие отношения в команде и т.д.
• забота о себе и о Группе с помощью специалистов Движения – Куратора, Супервизоров, психолога, руководства.
• работа с Движением как с организацией ради привлечения новых волонтеров и ресурсов для стабильной работы Группы.

Координатору для эффективной, ответственной и регулярной работы необходимо знать следующее:

1. Принципы волонтеров Движения:

 Главными принципами работы волонтеров являются: «добровольность» и «не навреди». Добровольность участия и безопасность подопечных — непреложные законы.

 Принципы волонтеров Движения:

• мы помогаем нуждающимся вне зависимости от вероисповедания, национальности и социального статуса;
• мы вкладываем свои усилия, время, заботу, доброту;
• мы опираемся на свои реальные возможности;
• мы не оказываем профессиональную квалифицированную помощь, не заменяем собой врачей, психологов, воспитателей и других сотрудников тех Учреждений, где мы работаем;
• мы не проповедники;
• наше служение вне политики;
• мы не помогаем собственными материальными ресурсами;
• волонтеры и Координаторы важны для Движения так же, как и подопечные.

2. Права Координатора, как сотрудника Движения: 

• Организовывать работу Группы в соответствии с собственным опытом и желанием, интересами и возможностями Группы. Важно учитывать правила Движения и согласовывать свои планы с Супервизором и Куратором.
• Получать информационную поддержку: иметь список всех ответственных сотрудников Движения, с которыми осуществляется взаимодействие, пользоваться общей почтовой рассылкой, размещать анонсы и новости группы на сайте и в социальных сетях Движения через редактора сайта и специалиста по социальным сетям Движения.
• Пользоваться финансовой поддержкой Движения, выдаваемой посредством ежемесячной денежной выплаты Координатору (согласно договору).
• Взять отпуск, заблаговременно предупредив Супервизора и организовав замещение себя опытным волонтером (если отпуск происходит в волонтерский сезон с сентября по июнь).
• Оставить занимаемую должность, заблаговременно предупредив и оказав помощь Супервизору и руководству Движения в подготовке преемника.
• Быть выслушанным руководством Движения для объективного рассмотрения спорных или конфликтных ситуаций.
• Обращаться по любым вопросам, связанным с координаторской и волонтерской деятельностью, к руководству Движения, Супервизору и Куратору.
• Обращаться за помощью к Супервизору по вопросам, касающимся подопечных, волонтеров и управления Группой.
• Обращаться за помощью к Куратору по административным вопросам.
• Обращаться за помощью к Психологу Движения по вопросам, связанным с волонтерской деятельностью и по личным вопросам.
• Отказать любому волонтеру в посещении Учреждения в любой момент деятельности, в том числе без объяснения причин, предупредив об этом Супервизора и HR.
• Назначить заместителя из числа опытных волонтеров своей Группы и передавать ему свои обязанности в случае отсутствия.
• Получать материалы (или средства для их приобретения) для организации волонтерской деятельности.
• Приглашать проверенные творческие коллективы для выступления в Учреждении (с разрешения руководства Учреждения).
• Забирать из офиса Движения творческие материалы для своей Группы в любой день, включая выходные, с 9.00 до 21.00. Список ФИО Координаторов находится у охраны, Координатор называет свою фамилию, и охранник выдает ему ключ от офиса Движения. Забрав материалы, Координатор должен закрыть офис Движения и отдать ключ охраннику.
• Получить рекомендацию, характеристику и справку о своей работе в Движении. 

3. Условия для вступления в координаторство: 

• Иметь личное добровольное желание возглавить действующую Группу или создать новую Группу в области социального волонтерства.
• С уважением относиться к христианству, к православной вере. Помнить, что Движение носит имя святого князя Даниила Московского. При этом личная религиозность Координатора —  его личное дело.
• Иметь опыт волонтерской деятельности в медицинских и социальных учреждениях.
• Пройти предварительную подготовку и стажировку в Движении. Лучшим вариантом является обучение в Школе Координаторов в Движении во время осенней или весенней учебной сессии.
• Познакомиться с опытом Движения и методическими рекомендациями: посмотреть и прочитать набор учебных видео и текстов, предложенный Супервизором и Куратором.
• Изучить предложенные правила и согласиться их соблюдать.
• Заключить договор с Движением и стать сотрудником Движения.
• Прислать свои фото и резюме редактору сайта для публикации на сайте. 

4. Для плодотворной работы Группы Координатору необходимо: 

• Подготовить и прислать актуальную информацию о работе Группы для страницы Группы на сайте и по мере необходимости обновлять актуальную информацию по Группе (через редактора сайта).
• Состоять в группе («зонтике») своего Супервизора: раз в неделю (если в течение нее имели место посещения Группы) по предварительной взаимной договоренности Координатора и Супервизора созваниваться с Супервизором в удобное для Координатора и Супервизора время для обсуждения вопросов, связанных с координаторской деятельностью; раз в месяц лично присутствовать на встрече своего «зонтика», участвовать в обсуждении общих текущих вопросов; своевременно заполнять необходимую отчетность по встречам «зонтика» по указанию Супервизора и Куратора.
• Уведомлять Куратора обо всех административных проблемах, возникающих в Учреждении.
• Если в Учреждении со стороны руководства или персонала возникают просьбы, критика, претензии, выходящие за рамки рядовой работы Группы, то необходимо перенаправить все эти вопросы Куратору.
• Взять один раз в год у руководства Учреждения благодарность для Движения и отдать ее Куратору. Обычно благодарность берется в мае-июне перед летними отпусками. Благодарность должна быть на бланке, с подписью и печатью.
• Состоять в координаторской почтовой рассылке и координаторском чате (в социальной сети “Вконтакте” или Вотсапе), чтобы держать связь с руководством Движения и другими Координаторами. Раз в день проверять почту и координаторский чат и своевременно откликаться на текущие вопросы. Когда Координатор пишет в рассылку, то его письмо видят все, поэтому в строке «от кого» нужно указывать свои имя и фамилию, а внизу подписываться «Координатор группы…». Просим в нашей рабочей переписке не использовать ники и прозвища.
• Для отражения работы Группы на сайте и популяризации волонтерства необходимо писать 2 заметки в месяц о посещении своих подопечных. Можно делегировать написание заметок волонтерам. Заметки вместе с фотографиями, иллюстрирующими заметку, следует отправлять редактору сайта и в пресс-службу Движения для публикации на сайте и в СМИ. Фотографии для публикации на сайте должны быть горизонтальные с разрешением не менее чем 1200*900 точек. Изображение на фотографии должно быть четким, не искаженным.
• Раз в полгода (в июне и декабре) присылать редактору сайта фото и краткое резюме своих лучших волонтеров для размещения их на странице сайта «Наша команда».
• Приглашать минимум 1 раз в 3 месяца фотографа Движения для профессиональной съемки посещения и последующего размещения фотографий в фотоархиве Движения (через Ответственного за фотографа). Если у Координатора есть качественные фотографии посещения Группы, которых нет в фотоархиве, следует присылать их Главному редактору сайта для последующего размещения в фотоархиве.
• За месяц до Нового года и Пасхи подготовить и прислать Куратору списки праздничных подарков для подопечных. Эти списки будут размещены на сайте и в социальных сетях для просьбы о пожертвованиях. По традиции Движение не дарит индивидуальные дорогие подарки. Подарки носят символический характер.
• После новогодних праздников и Пасхи (в течение 10 дней) подготовить и прислать редактору сайта и в пресс-службу Движения заметку-отчет и фотографии о проведении соответствующего праздника и вручении подарков.
• Готовить формальный (небольшой) ежемесячный отчет (по установленному образцу), присылать электронную версию отчета раз в месяц специалисту-аналитику Движения, в начале апреля, июля, октября привозить в офис подписанные бумажные версии отчетов за 3 прошедших месяца.
• Готовить до конца января ежегодный отчет по установленному образцу в виде электронного опросника.
• Приходить на все встречи Совета Движения.
• В случае принятия решения об оставлении координаторства необходимо сообщить об этом Супервизору и Куратору. Для сохранения преемственности и стабильной работы в Учреждениях мы предлагаем принимать такое решение заблаговременно. Следует помнить, что поиск и подготовка преемника могут занять до 6 месяцев. Если нет каких-то чрезвычайных обстоятельств, то предупреждать об уходе следует не менее, чем за 4 месяца. Наиболее оптимально, если уходящий Координатор будет говорить об уходе в сентябре (если уход планируется с января) или в феврале (если уход планируется после июня).
• Если Координатор оставляет координаторство и имеет преемника, то его кандидатура является приоритетной. Следует согласовать ее с Супервизором и Куратором.
• При определении преемника следует организовать обучение его на месте, передачу всех дел и контактов. Представление преемника администрации Учреждения осуществляется руководством Движения. 

5. В отношении подопечных со стороны Координатора необходимо: 

• Организовывать стабильное посещение Учреждения Группой в соответствии с графиком.
• Следить за безопасностью подопечных и волонтеров во время посещения.
• Поддерживать дружелюбную атмосферу во время посещения.
• Всегда вежливо и спокойно говорить с родителями подопечных и с подопечными.
• Следить, чтобы волонтеры всегда вежливо и спокойно говорили с родителями подопечных и с подопечными.
• Держать дисциплину (если требуется), обозначать границы ответственности волонтеров и группы.
• Решать мирным путем возникающие конфликты или споры.

6. В отношении волонтеров со стороны Координатора необходимо:

• Организовывать стабильное посещение Учреждения Группой в соответствии с графиком.
• Следить за безопасностью подопечных и волонтеров во время посещения.
• Принимать в Группу только тех волонтеров, которые прошли собеседование и предоставили, при необходимости, все медицинские документы. Если новый волонтер представляется волонтером другой Группы Движения, то Координатор обязан связаться с Координатором данной Группы и навести справки о новом волонтере (действительно ли этот волонтер состоит или состоял в Группе, были ли с ним какие-то происшествия, не является ли этот волонтер отчисленным из Группы). Если человек не является и не являлся никогда волонтером другой Группы или это отчисленный волонтер, то необходимо сообщить об этом HR. Если волонтером хочет стать волонтер, не состоящий в Движении, то этого человека следует направить к HR.
• Иметь правила работы своей Группы в электронном и бумажном виде и доносить их содержание до всех волонтеров Группы.
• Проводить личное собеседование с каждым новым волонтером, знакомить каждого нового волонтера с правилами Группы.
• Следить за выполнением волонтерами всех правил Группы и правил Движения.
• Сопровождать новичков-волонтеров, помогать им адаптироваться в Группе.
• Поддерживать всех волонтеров своей Группы, помогать им осуществлять волонтерскую деятельность.
• Донести до волонтеров, что они со всеми возникающими вопросами должны обращаться к Координатору. Если к волонтеру обратится кто-либо из руководства или сотрудников Учреждения, или родители подопечных — необходимо перенаправить обращающегося к Координатору.
• Организовать обратную связь с волонтерами, обсуждать текущие задачи/проблемы/вопросы с ними, после каждого посещения проводить 15-минутную встречу-беседу, спрашивать у волонтеров, как им посещение, что нравится/не нравится, если ли вопросы/проблемы и т.п. Следует отвечать на возникающие вопросы волонтеров (если возникнут затруднения — обратиться к Супервизору).
• Информировать волонтеров о возможности бесплатных консультаций у Психолога Движения.
• Следить за тем, чтобы волонтеры эмоционально не выгорали. Если необходимо, настоятельно рекомендовать консультацию у Психолога Движения.
• Организовать и вести закрытую группу — площадку общения для Группы в Интернете. Информация в этой группе конфиденциальная, выносить ее за пределы такой площадки — запрещено!
• В Интернет-группе оповещать волонтеров о присвоении им статусов “стажер” (для новичков), “волонтер” (после прохождения стажировки, объем которой определяет Координатор), “гость”, “помощник Координатора”.
• Поддерживать дружелюбную, мотивирующую атмосферу в Группе во время посещения и в закрытой группе в Интернете.
• Информировать волонтеров Группы об общих мероприятиях Движения, рекомендовать волонтерам посещение мероприятий Движения.
• Информировать волонтеров Группы о статьях и видео по теме волонтерства в Медиатеке на сайте Школы социального волонтерства.
• Поощрять инициативу волонтеров Группы в рамках допустимого (проведение мастер-классов, организация мероприятий и т.п.), делегировать надежным волонтерам Группы часть задач.
• В случае возникающих конфликтов группового или индивидуального характера обращаться за помощью к Супервизору и Психологу Движения.
• Раз в 3 месяца устраивать неформальные встречи Группы.
• Если Координатор не может присутствовать лично во время посещения, организовать замещение себя опытным волонтером и предупредить об этом других волонтеров.
• На первых посещениях с волонтером-новичком Координатору следует присутствовать лично. Если Координатор не может сам присутствовать, то новички-волонтеры без него не допускаются в Учреждение.
• Раз в месяц сообщать HR о новых волонтерах своей Группы (кто дошел, кто нет).
• Своевременно сообщать HR о потребностях в новых волонтерах/ приостановке набора новых волонтеров.
• Расходовать деньги (1000 рублей), предоставляемые ежемесячно на материалы для творчества или иные потребности Группы, строго по назначению.
• Заблаговременно сообщать Куратору о потребности в творческих материалах для занятий с подопечных и иных потребностей Группы. Поиск средств для покупки материалов для творчества или поиск благотворителей, готовых купить все необходимое, может занять несколько недель.
• Следить, чтобы все волонтеры Группы получали общую рассылку Движения.

7. Чтобы избежать конфликтов с руководством и персоналом Учреждения, Координатору следует: 

• Строго соблюдать правила безопасности и правила внутреннего распорядка Учреждения согласно договоренностям с руководством Учреждения.
• Регулярно и в срок соблюдать все договоренности с руководством Учреждения.
• Поддерживать связь с руководством Учреждения в соответствии с договоренностями, всегда вежливо и спокойно общаться со всеми сотрудниками Учреждения по взаимным запросам.
• Контролировать, чтобы все волонтеры Группы всегда вежливо и спокойно общались со всеми сотрудниками Учреждения.
• При возникновении любых проблем с руководством Учреждения обращаться к Куратору.
• В случае обращений со стороны руководства Учреждения к Координатору по вопросам, не входящим в компетенцию Координатора, перенаправлять эти обращения к Куратору.
• Уведомлять Куратора обо всех возникающих изменениях/вопросах/проблемах, связанных с административной ситуацией в Учреждении. 

8. О публикации в Интернете и СМИ информации о работе волонтеров

а. Про фото и видео съемку. 

Следует помнить, что в отношении публикации в открытом доступе фото и видео, а также личной информации о подопечных действует Закон о персональных данных. Открытыми источниками являются социальные сети, блоги, интернет-СМИ, бумажные СМИ, сайты, каналы в мессенджерах, открытые группы в мессенджерах и т.д.

Без письменного разрешения со стороны подопечного или лица, за него отвечающего, ЗАПРЕЩЕНА публикация в открытых источниках ФИО, портретного фото и видео с узнаваемым лицом, диагнозов, адреса проживания и иной конфиденциальной информации. Настоящие ФИО подопечных мы не публикуем ни при каких условиях. При упоминании подопечных мы называем выдуманные имена!

Мы можем использовать для публикации репортажные фотографии, отражающие происходящее событие, на которых изображены несколько подопечных и волонтеров. Чем менее будут различными лица подопечных, тем лучше.

Фотографии крупным планом могут быть опубликованы только при условии неразличимости лица подопечного (фокусировка не на лице, подопечный снят сбоку, сзади, в движении, лицо закрыто медицинской маской и т.д.). В идеале любой фоторепортаж и видео должны быть согласованы с куратором волонтерской работы со стороны учреждения.

б. Про статьи и заметки 

Статьи, заметки, репортажи, посты в социальных сетях о волонтерской деятельности (как личные, так и от имени движения) – вещь необходимая. Мы призваны популяризировать волонтерство, привлекать внимание граждан.

Чтобы избежать недоразумений (ибо трактовка даже самой позитивной реплики или заметки со стороны волонтеров и персонала учреждения может быть различной) координаторы обязаны:

• неукоснительно соблюдать требования закона о персональных данных;
• не использовать полное официальное название учреждения, его подразделений и т.д., а использовать «простонародные» понятные названия;
• сопровождать свои высказывания репликами, говорящими о вашей личной оценке происходящего: «если я правильно понял», «как я увидел», «по моему мнению» и т.п.
• не использовать официальное название учреждения, его подразделений и т.д. в подписях в профилях в социальных сетях. Если вы пишите «координатор волонтерской группы Движения «Даниловцы» в учреждении», то название учреждения пишите в общем виде. Например, «координатор волонтерской группы в детском наркологическом диспансере».

в. О критике учреждений

Помимо своих непосредственных дел координаторы и волонтеры, являясь представителями благотворительной общественной организации, так или иначе осуществляют своего рода общественный контроль за работой госучреждений. Не являясь контролерами «по должности», так или иначе они являются неравнодушными свидетелями того, как живут и работают учреждения. Порой необходима и публичная критика. Иначе никто вокруг не узнает о каких-то недостатках или недоработках системы социальной защиты или системы здравоохранения.

Поэтому следует знать, что право публично критиковать ту или иную государственную организацию или ее сотрудников, или право предавать огласке какие-то факты принадлежит только Движению в лице его руководства и пресс-службы.

9. Координатору запрещается: 

• Проводить пропаганду различных религиозных, лженаучных и оккультных учений среди подопечных и волонтеров (включая астрологию, нумерологию, хиромантию и т.п.).
• Проводить пропаганду различных политических предпочтений.
• Вкладывать личные финансовые средства и личные финансовые средства волонтеров в деятельность своей Группы.
• Организовывать сбор денег или материалов среди знакомых или в Интернете для деятельности своей Группы, а не всего Движения.
• Выступать публично от лица Движения без согласия с администрацией Движения.
• Принимать в свою группу людей, не являющихся волонтерами Движения.
• Публиковать фотографии и личные данные подопечных в открытом доступе в Интернете и разглашать кому-либо личную информацию о своих подопечных.
• Публично разглашать информацию о ситуации в Учреждении без согласования с администрацией Движения.
• Посещать свое Учреждение после ухода из координаторства в течение 6 месяцев (в любом статусе — гость, волонтер и т.д.). По прошествии 6 месяцев посещение в качестве волонтера Движения возможно только при условии согласия нового Координатора.

10. Дополнительно. О субординации 

• Координаторы — сотрудники Движения, руководители Групп, серьезные люди с большой зоной ответственности. Координаторы представляют в Учреждении Группу, каждого волонтера, который жертвует свое время и силы для помощи подопечным. Координаторы представляют Движение и организуют ответственное дело, как партнерское с Учреждением.
• Суть отношений Движения и Учреждений — партнерство ради помощи подопечным. Движение — благотворительная организация, не входящая в прямое подчинение Учреждениям. Начальником над Координаторами являются только представители руководства Движения. При этом Координаторы и волонтеры должны безукоснительно следовать дисциплинарным и режимным требованиям Учреждения и персонала, там работающего.
• Со стороны Координаторов не следует допускать, чтобы труд волонтеров, самих Координаторов и Движения разбивался о пренебрежительное, небрежное, плохое, неподготовленное отношение со стороны персонала. Координатор и волонтеры готовятся к встрече с подопечными. Персонал также обязан готовиться к встрече с волонтерами. В решении проблем с персоналом следует прежде всего проконсультироваться с Куратором и, в случае необходимости, через него обратиться к руководству Учреждения.
• Учреждения имеют письменный договор с Движением, и они обязаны со своей стороны организовать труд волонтеров и знать заранее о согласованном графике работы, о том, кто со стороны Движения курирует работу волонтеров, о технических и иных условиях работы волонтеров.
• Координаторам следует соблюдать субординацию. Каждое Учреждение определяет Ответственного за волонтеров, и в каждом Учреждении Координатор работает на территории конкретного отделения, где есть свой старший — заведующий отделением (или аналогичный сотрудник). Уровень полномочий Координатора в отношении своей работы — это уровень заведующего отделения или лица, уполномоченного самим заведующим. Именно с этими сотрудниками Координатор решает рабочие вопросы и проблемы отношений с персоналом Учреждения.
• Если работа волонтеров страдает от «санитарки» или «воспитателя», то надо понимать, что на этом уровне персонал не является кураторами над волонтерами. Рабочий и линейный персонал наряду со своими обязанностями обязан обеспечить работу волонтеров со своей стороны, а не вмешиваться в нее.
• Если какой-то вопрос или какая-то проблема выходят за рамки конкретного отделения и касается уже ответственного за волонтеров Учреждения или даже директора Учреждения, то это уже уровень взаимодействия Куратора или руководства Движения.
• Помните, хороший способ решения проблем — письмо от руководства Движения к директору Учреждения.
• Если вопрос не решается, Движение имеет право опубликовать претензию в СМИ или обратиться в вышестоящие инстанции.

В случае нарушения вышеуказанных правил по решению руководства Движения Координатор может быть уволен.