Когда волонтеров много: «Даниловцы» разработали программу для координации добровольцев

13.09.2021  •  Leave Comment

«te-st.ru»


Юрий Белановский поделился опытом создания VRM

Сложно быть на связи с каждым волонтером, особенно когда их много. Кому-то проще задать вопрос в мессенджерах, кто-то отправляет электронные письма. Сотрудники добровольческого движения «Даниловцы» нашли выход из этой ситуации: придумали единую программу для коммуникации с волонтерами и хранения информации о них — VRM. Журналист Теплицы София Горовая узнала у руководителя «Даниловцев» Юрия Белановского, как была разработана программа.

Поиск инструментов

Движение «Даниловцы» началось в 2008 году, когда музыкант и педагог Андрей Мещеринов предложил нескольким сотрудникам Свято-Данилова монастыря организовать досуг и общение для детей с онкологией. Так была создана молодежная волонтерская группа в НИИ нейрохирургии им. Бурденко, а вслед за ней по инициативе других активистов — группы в Российской детской клинической больнице, детском приюте и в подростковой колонии.

Теперь «Даниловцы» — одно из крупнейших волонтерских движений в стране. Всего в базе 2500 добровольцев, из них 450 активных. Каждую неделю они проводят около 50 событий в 28 учреждениях. Ежемесячно к движению присоединяются не менее 30 волонтеров.

Для координации волонтеров и рабочего общения с ними команда пользовалась Google-инструментами. Сотрудники думали внедрить Microsoft Teams, но оказалось, что подключить к сервису 450 волонтеров слишком дорого, даже с учетом скидки для НКО. Другие сервисы тоже не подходили «Даниловцам». Адаптированные под НКО CRM-системы слишком сложны в использовании для волонтеров. Остальные программы не учитывают групповой и процессный формат, а также особенности управленческих процессов «Даниловцев».

Нужно понимать: социальное волонтерство, в отличие от разового событийного, не вписывается во все известные нам системы. Здесь речь идет о постоянной работе, а значит, необходимо структурировать ее с помощью максимально простой программы, которая будет удобна для регулярного использования.

 

Тогда сотрудники и координаторы движения решили создать программу, объединяющую в себе обе функции: координирование волонтеров и общение с ними. То есть разработать собственную электронную систему управления волонтерами и объединить ее с мессенджером. Создание такой системы прописали в заявке на грант и, получив финансирование, приступили к разработке.

CRM для волонтеров

Назвать программу решили VRM. По аналогии с системой управления взаимоотношениями с клиентами CRM (Customer Relationship Managemen). Ведь она выполняет те же функции: оптимизирует работу с волонтерами и упрощает коммуникацию с ними.

СКРИНШОТ ИЗ КАБИНЕТА СОТРУДНИКА В VRM.

Алгоритмами занялась Карина Бейз — специалист по описанию бизнес-процессов и интернет-аналитике, с которой «Даниловцы» сотрудничали и раньше. Она обрисовала в схемах все процессы организации волонтерской деятельности, описала ключевые должностные обязанности и прояснила отношения между всеми участниками движения. Методика и все внутренние процессы заняли 500 страниц.

В итоге было решено, что VRM должна выполнять несколько функций:

  • быть единым местом управления волонтерами для всех координаторов;
  • хранить информацию о добровольцах: базу всех волонтеров, группы активных добровольцев и карту их активностей;
  • содержать единую карту событий и их историю;
  • быть базой отчетности;
  • способствовать информационной преемственности, то есть помогать новому координатору приступить к работе без дополнительного обучения;
  • быть единым пространством общения.

Последний — самый важный пункт, который облегчает жизнь всем участникам движения. Координаторы и волонтеры смогут договориться о едином месте общения. И не надо будет искать информацию среди множества чатов в мессенджерах и социальных сетях и путаться, случайно отправляя сообщения не туда.

СКРИНШОТ ЧАТОВ В VRM.

Задачей было максимально автоматизировать и упростить работу сотрудников, координаторов и волонтеров, рассказывает Юрий. Система не должна быть для них сложной и обременительной. Наоборот, она должна быть проста в использовании и помогать быстро найти необходимую информацию.

Алгоритм работы

Для разработки VRM наняли программиста Андрея Дроздова — одного из волонтеров движения «Даниловцы». Некоторое время Андрей даже управлял волонтерской группой и потому понимал все внутренние процессы, вносил свои предложения по оптимизации программы. А на основе схем, составленных Кариной, Андрей прописал все рабочие процессы в программе.

По словам Юрия, «Даниловцы» изначально решили сотрудничать с теми людьми, которых уже знали. Им не пришлось ничего долго объяснять Карине и Андрею, так как они уже знали всю деятельность изнутри. И это сильно облегчило коммуникацию и работу над программой.

СКРИНШОТ ИЗ ЛИЧНОГО КАБИНЕТА В VRM.

В течение года Юрий и его коллеги были на связи с программистом. Регулярно проходили общие собрания и встречи с отдельными сотрудниками, на которых обсуждались все детали будущей программы. В итоге общими усилиями был продуман алгоритм работы в системе:

  • волонтер заполняет заявку на сайте, она высвечивается в системе;
  • HR-менеджер создает событие «собеседование» и приглашает на него нового добровольца, о чем тот автоматически получает письмо;
  • при удачном прохождении собеседования волонтера закрепляют за определенным учреждением, и новый доброволец высвечивается в списке координатора этого учреждения;
  • координатор сообщает волонтеру о необходимости установить мессенджер, добавляет его в чат и приглашает на события.

Программист прописал роли всех участников рабочего процесса: координаторов, HR-менеджеров, сотрудников. Каждый из них входит в программу под своей ролью и выполняет определенные функции в своем кабинете. Прямо в VRM сотрудники при необходимости меняют координаторов, создают новые группы, координаторы включают новичков, создают новые активности, пишут отчеты по прошедшим событиям и совершают все остальные действия. Волонтеры этих рабочих процессов не видят.

Эта система настолько проста и удобна, что все действия занимают у сотрудников считанные минуты.

Следующей задачей было встроить в VRM чат для общения сотрудников и добровольцев. Создать отдельный чат наподобие Telegram или Whatsapp, естественно, было невозможно — это слишком дорого и трудоемко. И «Даниловцы» решили переделать под себя уже существующий мессенджер и встроить его в VRM. В итоге выбрали Element и продумали алгоритм доступа к системе «Даниловцев»: чтобы открыть чаты волонтерского движения, волонтеру необходимо скачать приложение и в специальной строке ввести доменное имя сайта «Даниловцев». А затем стандартно ввести предоставленные логин и пароль. Далее все работает так же, как в других мессенджерах.

Запуск VRM

Всего разработка программы заняла год. Дальнейшие тесты программы были завершены осенью 2020 года. «Даниловцы» уверены, что самое тяжелое — это внедрение программы, но до этого этапа в волонтерском движении пока не дошли. Полноценному запуску программы помешала пандемия и связанные с ней ограничения, из-за которых на некоторое время работа движения была заморожена.

Работе в программе успели научиться все сотрудники «Даниловцев», но ни один из добровольцев пока не включен в систему. Программу планируют полноценно внедрить в работу «Даниловцев» в ближайшем будущем, как только возобновятся посещения волонтерами всех учреждений.

Мы разработали и протестировали VRM, и теперь наша работа будет не хаотична. Уверен, что такого продукта по управлению волонтерской команды не хватает многим российским НКО.

Юрий Белановский,

РУКОВОДИТЕЛЬ ВОЛОНТЕРСКОГО ДВИЖЕНИЯ «ДАНИЛОВЦЫ»

По словам Юрия, панель администратора VRM можно переделать под рабочие процессы и иерархию групп других некоммерческих организаций. И «Даниловцы» готовы делиться с коллегами своим опытом.

Проект реализуется с использованием гранта Президента Российской Федерации на развитие гражданского общества, предоставленного Фондом президентских грантов.

Leave a Comment